Countdown zum Klassentreffen: die Checkliste
Kopieren Sie die Checkliste und heften Sie einen Ausdruck in den Ordner, in dem Sie alles sammeln, was für die Organisation wichtig ist. Es werden Kostenvoranschläge, Prospekte und Protokolle dazukommen.
Selbstverständlich können Sie diese Liste wie auch alle Informationen und Vereinbarungen online in der Cloud speichern. In einem gemeinsamen Ordner, zu dem alle Mitorganisatoren Zugang haben.
Nützliche Tipps zu vielen Themen rund um die Wiedersehensfeier finden Sie in der Rubrik "Klassentreffen" im Online-Magazin von StayFriends. Den Link zum StayFriends-Magazin finden Sie ganz unten auf der Webseite. Unter "Interessantes".
Unsere Klassentreffen-Checkliste:
Ein Jahr vor dem Klassentreffen
o Alte Schulfreunde anschreiben - die Idee eines Klassentreffens verbreiten
o Organisationsteam bilden - Wer macht mit?
o Tipps anderen Klassentreffen-Organisatoren einholen
o Schule kontaktieren - Um eine Namensliste des Jahrgangs bitten
o Das erste Vorbereitungstreffen vereinbaren
o Über die Größe der Feier entscheiden: Jahrgang oder Klasse?
o Monat des Klassentreffens bestimmen - Draußen oder drinnen feiern?
o Auf Stil und Art der Feier einigen - Wie viel Aufwand bedeutet das?
o Anzahl der Termine für die gemeinsamen Vorbereitungstreffen absprechen
o Adressrecherche aufteilen
o Adressliste ergänzen
o Klassentreffen-Webseite einrichten
Ein halbes Jahr vor dem Klassentreffen
o Motto kreieren
o Einladungstext formulieren, darin Unkostenbeitrag ankündigen
o Einladungen versenden, mit Telefonnummer und Webseite zum Treffen
o Online genauen Termin abstimmen - Wann können die meisten kommen?
o Wünsche, Ideen und Vorschläge erfragen
o Passende Location suchen
o Bewirtung oder Lieferservice: Angebote für Speis und Trank einholen
o Kosten abschätzen, Umlage ausrechnen - Fernbleibende einkalkulieren
o Anmeldeform klären
o Konto fürs Klassentreffen einrichten
o Termin und Unkostenbeitrag bekannt geben
o Registrierung frei geben
o Lehrer einladen
Ein Vierteljahr vor dem Klassentreffen
o Fragebögen zur Person verschicken
o Festzeitung: Abschlusszeitungs-Ausschnitte und aktuelle Infos zusammenstellen
o Alte VHS- oder Super-8-Filme auf DVD überspielen lassen
o Übernachtungsmöglichkeiten recherchieren
o Klassenfotos zur Ansicht für alle online stellen
o DJ anheuern
Einen Monat vor dem Klassentreffen
o Zunehmenden Mailverkehr erledigen
o Fotografen engagieren
o Dekoration aussuchen
o Namensschilder anfertigen
o Soll es eine Ansprache geben? Wer hat Lust, eine Rede zu halten?
o Hilfskräfte mobilisieren
Eine Woche vor dem Klassentreffen
o Anmeldezahlen überprüfen, evtl. mit Wirt nachverhandeln
o Abi- bzw. Festzeitung kopieren
o Landkarte groß ausdrucken, Pin-Nadeln bereitlegen: Wo wohnen wir heute?
o Empfang für die alten Lehrer organisieren
o Für die Garderobenaufbewahrung sorgen
o Klappt alles mit der Bewirtung, dem Buffet oder dem Catering?
Am Tag des Klassentreffens
o Liste der Teilnehmer ausdrucken und an dem Empfang legen
o Technik vor Ort überprüfen (Musikanlage / Beamer)
o Kasse für Spontanentschlossene einrichten
o Kopien der Abi- und / oder der Festzeitung verteilen
o Abstimmung mit dem Fotografen
o Sekttabletts bereithalten lassen
Nach dem Klassentreffen
o Fotos der Feier online stellen
o Danksagungen verschicken
o Rechnungen bezahlen, Konto schließen
o Als Alumni gemeinsam aktiv werden
o Nächstes Klassentreffen ins Auge fassen
Wir freuen uns übrigens immer über neue Tipps von Organisatoren und besondere Klassentreffen-Erlebnisse, die wir gerne im StayFriends-Magazin veröffentlichen. Schicken Sie uns einfach eine Mail an: redaktion@stayfriends.de